免费版WPS其实够用了，就是我写论文时候那个文档加密功能要会员，气得我只能手动设密码
下载前的选择:官网还是下载站,我踩过的坑
我一开始想装WPS也图省事,直接在百度搜了个「WPS Office下载」,点进去第一个结果,那网站花花绿绿全是广告弹窗,稍不注意就点到了什么「急速下载」或者「安全卫士」。这种下载站,其实就像一个迷宫。我那次硬是搞了五六个下一步,结果装完发现桌面上多了个什么「一键加速」,WPS本体倒是没装上。后来才搞明白,最好直接去WPS官方,或者找那种比较大、口碑好的下载站,比如一些长期更新的软件站,点本页下载按钮时,留意下文件大小和格式,一般是 .exe 结尾,大概两百多兆左右。别贪快,别点那种蓝色大字「高速下载」,那十有八九是假货。有的下载站还会分什么「正式版」和「特别版」,我遇到过所谓的「特别版」带着奇奇怪怪的插件,解压后还要你断网安装,烦得很。从我经验看,选标准的个人版就行,免费,功能也绝对够日常写论文、做PPT用。如果你只是写写论文、做做表格,没必要去折腾版本,更别去信什么「破解版」,风险大还容易丢文件。
安装过程那些事:自定义路径和捆绑软件的猫腻
下载完安装包,双击打开之前,我建议你先看一眼有没有什么小字,比如「已阅读并同意用户协议」旁边,有时候藏着个「安装前先安装XX软件」的勾选框。我遇到过几次,差点被装上什么输入法或者浏览器。安装过程其实很简单,点下一步就行,但有个技巧:如果安装界面有「自定义安装」或者「高级设置」,你别直接默认下一步,点进去看看。我习惯把安装路径改成非系统盘,比如D盘的「Program Files」下面,这样万一电脑重装系统,WPS设置和模板还在。另外,很多下载站给的安装包,装完桌面会多出个「软件管家」或者「游戏中心」,这基本就是捆绑了。你如果装上了,也别急着骂,去控制面板卸载掉就好,但最好一开始就注意。安装时候还有个选项是「加入用户体验改进计划」,我一般会去掉,不是隐私问题,主要是嫌它弹窗通知,烦。装完第一次打开,WPS会提示你登录,这个登录是免费的,用手机号或者微信都行。登录之后能同步一些云文档,这个对写论文挺实用,我在教研室写一半,回宿舍在笔记本上接着写,不用U盘拷来拷去。
免费版的核心功能:写论文其实真不差啥
很多人一听说「免费版」,就觉得肯定阉割得厉害,其实真不是。我大学四年加研究生,论文加报告写了起码有个二三十篇,全程用的是WPS免费版。文档编辑、段落排版、字体、行距、页眉页脚、目录自动生成、参考文献的交叉引用,这些基础功能一个都不少。最让我惊喜的是它的论文排版工具,里头的「自动生成目录」功能比Word顺手,你只要把一级标题、二级标题设好样式,点一下就能出来目录,还能更新页码。还有个「段落布局」,比如你要设置每页30行、每个段落首行缩进两字符,常规做法是点段落对话框一点点调,但WPS有个快捷键:F4,能重复上一步操作,我设好一个段落格式,后面全用F4搞定,省时间。公式编辑器也有,虽然不如Mathtype顺手,但应付理工科论文足够了。而且它还有个「论文查重」的入口,虽然不是免费,但胜在方便,直接点了就能跳转到合作网站,省得自己找。对了,它还有个「PDF转Word」的功能,免费版其实也能用,不过每天有限制次数,我一般拿来转个三五页的参考文献,够用。要是遇到大篇幅PDF,我会用在线工具,但得留意隐私,别传那种涉密的资料。
加密功能被收费:我手动设密码的笨办法
写到这儿我就要吐槽了。我那篇毕业论文初稿,写完怕别人偷看或者误删,想给它加个密码保护。结果我在WPS里找到「文件-文档加密」,点进去,弹出一个对话框,上面写着「此功能为会员专属服务」,下面还要我扫码付费。当时我火就上来了,一个加密功能,凭什么收费啊?我直接在文件管理器里用WinRAR或7-Zip,右键那个文件,选「添加到压缩文件」,然后在高级选项里设置解压密码,把原始文件删除。这样别人拿到压缩包,不知道密码绝对打不开。缺点是每次要看文件,得先解压,还要输入密码,有点麻烦。但胜在免费,而且安全性其实比WPS自带的加密还靠谱,因为那加密算法是压缩软件自带的,AES-256,强度也够。还有一招,是用Windows自带的BitLocker,不过这功能要专业版系统才有,家庭版得折腾。如果你不想压缩,还有一种土办法:用WPS的「保护工作表」功能,虽然它不要求会员,但它只能防止别人修改内容,不能防止别人直接打开看。我试过,给论文设置只读,别人还是能复制粘贴,意义不大。所以我后来写论文,重要文件一律先压缩加密,等到要交稿的时候,再切成普通文档,省得麻烦。
文档兼容性:跟Word的互通问题与解决办法
说到写论文,免不了跟同学、导师、出版社之间来回传文件。我遇到最多的问题就是:在WPS里排版好好的文档,用Word打开就乱套了,字体变了、行距乱了、图片跑到下一页。这其实不是WPS故意搞鬼,而是两家默认字体不同。WPS默认是宋体,Word默认是等线,写论文时我一般统一用宋体或者仿宋,在WPS里设好后再另存为「Word 97-2003文档(.doc)」格式,兼容性最好。如果你要交到学校系统或者出版社,建议直接用「另存为PDF」功能,免费版也有,保存后格式固定,不怕乱。还有一个技巧:在WPS里写论文时,尽量不要在文档里插入太多花哨的文本框、自选图形,那些东西在Word里很容易变形。我吃过亏,一个流程图在WPS里好好的,发给导师他用Word打开,图形全叠在一起了。后来我学乖了,一律用「插入表格」画流程图,虽然丑了点,但兼容性好。另外,参考文献的交叉引用,如果你在WPS里用的是「插入-交叉引用」,转到Word后有时会变成纯文字,链接失效。所以如果最终要交Word格式的,我宁可在最后阶段用Word里手动重新插一遍引用,反正也就二十几个参考文献,花不了半小时。总结一下:写的时候随便用,交稿前一天务必转成PDF,省得被骂排版垃圾。
个人经验:论文排版中,那些免费版也能做到的小技巧
说点干货。写论文最怕的不是不会写,而是排版排到崩溃。WPS免费版里有个「段落-缩进与间距」,很多人不知道里头有个「选项」按钮,点开可以设置「首行缩进2字符」,这个2字符是以当前字体大小为标准的,比手动按空格键精确一万倍。还有标题编号,用WPS的「开始-编号」功能,可以自动生成「第一章、1.1、1.1.1」这种层级编号,而且更新章节内容后,编号会自动调整,不用手动改。我写论文时,习惯把所有标题设置好样式,再一键生成目录。还有那个「页眉页脚」,WPS里双击页眉就能编辑,而且可以设置「首页不同」「奇偶页不同」。我写论文时,封面不要页眉,从第二页开始插页码,这个在WPS里设置:先插入分节符,然后取消「链接到前一节」,就能单独设置页眉和页码了。这些操作,免费版全都有,我学了一个下午就搞定了。还有一个很多人不知道的:WPS的「文档恢复」功能很强。我有次写论文写到一半,电脑蓝屏了,重启后WPS自动弹出来一个「未保存文档」窗口,我找回了一小时的成果。这个功能在设置里可以调自动保存间隔,我设为5分钟,安全感拉满。
最后的劝告:别为了会员功能折腾自己
我身边有朋友一看到WPS会员功能列表里有「文档加密」「PDF转换」「批量处理」,立刻掏钱开了年费,结果用了一学期,发现用得最多的还是基础编辑功能。会员里的「论文查重」也不便宜,查一次几十块,还不如用免费的学术平台。所以我真心觉得,对于大多数学生和普通用户,免费版WPS完全够用。写写作业、做做表格、简单PPT,都不需要会员。唯一让我不满的就是加密那个功能,但压缩软件免费,也解决了。如果你真有特别高的需求,比如一天要转几十份PDF、经常搞批量水印,那再考虑会员。下载的时候,我建议去一些老牌的软件下载站,比如那种做了十几年、没花里胡哨广告的站,直接点本页下载按钮,安装时留意别让「全家桶」进来。安装好后,把「WPS云服务」和后台自启动关掉,能省不少内存。总之,WPS免费版不差,别被会员营销忽悠了,写论文这件事,工具只是辅助,核心还是你的内容。